Polityka prywatności

1. Administrator i zakres Polityki

1.1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z serwisem, landing pages, wydarzeniami, kursami, szkoleniami i warsztatami prowadzonymi pod marką AiAcademy.plus jest Creait.me Prosta Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie, ul. Juliusza Osterwy 39A, 04-808 Warszawa, KRS 0001161636, NIP 9522267907, REGON 541215291 (dalej: „Administrator”).

AiAcademy.plus jest marką edukacyjną prowadzoną przez Administratora.

1.2. Kontakt

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych i realizacji przysługujących praw można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: hello@creait.me.

1.3. Do czego stosuje się Politykę

Polityka opisuje zasady przetwarzania danych osobowych związane w szczególności z:

• korzystaniem ze stron internetowych oraz landing pages AiAcademy.plus;
• kontaktem e-mailowym i formularzowym z Administratorem;
• zapisem na subskrypcję oraz powiadomienia marketingowe/handlowe dotyczące AiAcademy.plus;
• rejestracją i udziałem w bezpłatnych wydarzeniach online;
• zakupem oraz udziałem w płatnych kursach, szkoleniach i warsztatach;
• korzystaniem z konta uczestnika, materiałów edukacyjnych oraz udostępnianych powtórek (replayów);
• obsługą płatności, wystawianiem faktur i prowadzeniem rozliczeń księgowych;
• analityką stron, w tym analizą zachowania użytkowników, plikami cookies, technologiami podobnymi oraz działaniami reklamowymi;
• zapewnieniem bezpieczeństwa serwisu i obsługą logów technicznych.

2. Zasady podawania danych

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne. Podanie określonych danych jest jednak konieczne do realizacji konkretnej usługi lub działania, np.:

• podanie adresu e-mail jest niezbędne do wysyłki zamówionych informacji o wydarzeniach, materiałach i ofertach;
• podanie danych płatności i danych do faktury jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy oraz spełnienia wymogów podatkowych.

Administrator stosuje zasadę minimalizacji danych i wymaga w formularzach wyłącznie informacji niezbędnych do osiągnięcia danego celu.

3. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania

3.1. Kontakt i obsługa zapytań

Cel: Odpowiedź na przesłane zapytania oraz prowadzenie korespondencji.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy kontakt dotyczy działań zmierzających do zawarcia umowy;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora) – obsługa bieżącej korespondencji w pozostałych sprawach.

Okres przechowywania: Czas prowadzenia korespondencji, a następnie do 12 miesięcy od jej zakończenia, chyba że treść korespondencji stanowi część dokumentacji umowy lub jest potrzebna do obrony przed roszczeniami.

3.2. Komunikacja marketingowa i informacje handlowe

Cel: Przesyłanie na podany adres e-mail informacji handlowych i marketingowych dotyczących AiAcademy.plus, w tym powiadomień o starcie wydarzeń, materiałach edukacyjnych, nagraniach/replayach, kolejnych programach, kursach oraz ofertach płatnych usług.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) w zw. z art. 398–400 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.

Zasady: Zgoda jest dobrowolna i może być wycofana w dowolnym momencie (np. poprzez kliknięcie linku wypisu zawartego w każdej wiadomości e-mail lub kontakt z Administratorem). Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Okres przechowywania: Do czasu wycofania zgody lub zaprzestania prowadzenia działań marketingowych przez Administratora. Po wycofaniu zgody dowód jej udzielenia i wycofania przechowujemy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami (przez okres ich przedawnienia).

3.3. Bezpłatne wydarzenia online

Cel: Rejestracja uczestnika, organizacja bezpłatnego wydarzenia, przesłanie linku do udziału oraz komunikacja organizacyjna z nim związana.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie niezbędne do realizacji bezpłatnej usługi polegającej na organizacji i umożliwieniu udziału w wydarzeniu.

Okres przechowywania: Czas niezbędny do przeprowadzenia wydarzenia i obsługi jego następstw organizacyjnych (do 12 miesięcy po wydarzeniu). Jeżeli przy rejestracji udzielono odrębnej zgody marketingowej (pkt 3.2), dane w celach marketingowych przetwarzane są niezależnie od zakończenia wydarzenia.

3.4. Płatne kursy, szkolenia i warsztaty

Cel: Zawarcie i realizacja umowy, zapewnienie dostępu do zajęć, platformy edukacyjnej, materiałów oraz prowadzenie komunikacji organizacyjnej.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy).

Okres przechowywania: Czas trwania umowy/programu, a po jego zakończeniu – okres niezbędny do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz spełnienia obowiązków prawnych.

3.5. Uczestnicy zgłaszani przez firmy i pracodawców

Cel: Organizacja i obsługa udziału w szkoleniach/warsztatach pracowników wskazanych przez klienta instytucjonalnego.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora i klienta – realizacja umowy szkoleniowej na rzecz pracodawcy).

Okres przechowywania: Według zasad właściwych dla danego szkolenia lub programu (zgodnie z pkt 3.4) oraz okresów niezbędnych do rozliczeń i obrony przed roszczeniami (pkt 3.9 i 3.10).

Obowiązek informacyjny: Informacje z art. 14 RODO przekazujemy uczestnikowi najpóźniej przy pierwszym kontakcie organizacyjnym.

3.6. Konto uczestnika i dostęp do materiałów

Cel: Utworzenie, utrzymanie i obsługa konta uczestnika na platformie edukacyjnej oraz dostarczanie materiałów i powtórek (replayów).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).

Okres przechowywania: Czas przewidziany w umowie/opisie programu (np. okres dostępu do materiałów). Po tym okresie dane są przechowywane w zakresie wymaganym przez przepisy lub do czasu przedawnienia roszczeń.

3.7. Komunikacja organizacyjna

Cel: Wysyłka wiadomości technicznych i organizacyjnych (np. potwierdzenie zakupu, zmiana terminu zajęć, dostęp do platformy, przypomnienie o warsztatach).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja usługi/umowy). Komunikacja ta nie wymaga zgody marketingowej i nie zawiera niezamówionych ofert handlowych.

3.8. Obsługa płatności

Cel: Procesowanie transakcji płatniczych za zamówione usługi.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Okres przechowywania: Przez okres niezbędny do obsługi i rozliczenia transakcji, a następnie – w zakresie, w jakim dane stanowią część dokumentacji transakcji – przez okresy wynikające z przepisów podatkowych i okres przedawnienia roszczeń (pkt 3.9 i 3.10).

Zasady: Dane niezbędne do obsługi płatności są przekazywane operatorom płatności. W zależności od charakteru świadczonej usługi mogą oni działać jako odrębni administratorzy danych lub podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora.

3.9. Faktury, księgowość i finanse

Cel: Wystawianie dokumentów księgowych, prowadzenie ksiąg rachunkowych i realizacja obowiązków podatkowych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i o rachunkowości).

Okres przechowywania: 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku.

3.10. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Cel: Ochrona praw i interesów prawnych Administratora.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes).

Okres przechowywania: Okres odpowiadający ustawowym terminom przedawnienia roszczeń.

3.11. Logi techniczne i bezpieczeństwo IT

Cel: Zapewnienie ciągłości działania, bezpieczeństwa serwisu, wykrywanie nadużyć i diagnostyka błędów (przetwarzanie adresów IP, danych przeglądarki itp.).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes).

Okres przechowywania: Przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki technicznej, zgodnie z okresami retencji wynikającymi z konfiguracji wykorzystywanej infrastruktury i narzędzi. Dane związane z incydentem bezpieczeństwa mogą być przechowywane dłużej, jeżeli jest to niezbędne do jego wyjaśnienia, zabezpieczenia dowodów lub ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

4. Nagrywanie wydarzeń i powtórki (replaye)

4.1. Płatne kursy, szkolenia i warsztat

Nagrania z płatnych warsztatów służą celom edukacyjnym i są udostępniane zamkniętej grupie uczestników danego programu na czas wskazany w usłudze. Nagrania te nie są publikowane publicznie.

Domyślnie rejestrowany jest obraz i głos prelegentów oraz udostępniana prezentacja.

Nagrania są konfigurowane tak, aby co do zasady nie utrwalać wizerunku ani głosu uczestników. Jeżeli w konkretnym formacie zajęć miałoby dojść do utrwalenia głosu, wypowiedzi lub wizerunku uczestnika i udostępnienia ich innym osobom, Administrator poinformuje o tym uczestnika przed rozpoczęciem nagrywania, zapewni odpowiednią podstawę prawną przetwarzania danych oraz – jeżeli jest to wymagane – uzyska zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku.

4.2. Bezpłatne wydarzenia publikowane publicznie

Bezpłatne wydarzenia online mogą być nagrywane i udostępniane publicznie (np. na stronie internetowej, w serwisach wideo lub w mediach społecznościowych).

Nagranie obejmuje wyłącznie prelegentów, prowadzących oraz materiały prezentacyjne.

Czat wydarzenia nie jest nagrywany ani publikowany w nagraniu udostępnianym publicznie. Dzięki temu wizerunek, nazwy użytkowników oraz wypowiedzi uczestników czatu nie są utrwalane w publicznie dostępnym materiale wideo.

5. Cookies, technologie śledzące, analityka i reklama

5.1. Pliki cookies i technologie podobne

Serwis może korzystać z plików cookies i podobnych technologii polegających na przechowywaniu informacji na urządzeniu użytkownika lub uzyskiwaniu dostępu do informacji już przechowywanych na tym urządzeniu.

• Niezbędne pliki cookies i podobne technologie: stosowane wyłącznie w zakresie koniecznym do wykonania transmisji komunikatu za pośrednictwem publicznej sieci telekomunikacyjnej lub dostarczenia usługi świadczonej drogą elektroniczną wyraźnie żądanej przez użytkownika, np. utrzymania sesji, zapewnienia bezpieczeństwa lub zapamiętania ustawień zgód. W takim zakresie zgoda użytkownika nie jest wymagana zgodnie z art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej.
• Opcjonalne pliki cookies (analityczne, marketingowe, personalizacyjne): stosowane wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej, dobrowolnej zgody użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z Prawem komunikacji elektronicznej).

5.2. Zarządzanie zgodami (Banner / Panel CMP)

Przy pierwszej wizycie w serwisie użytkownikowi wyświetla się panel zarządzania prywatnością, w którym może zaakceptować opcjonalne pliki cookies, odrzucić je lub dostosować swoje preferencje.

• Brak udzielenia zgody nie blokuje dostępu do podstawowych treści serwisu.
• Zgodę można wycofać lub zmienić w dowolnym momencie za pomocą panelu zarządzania prywatnością dostępnego w stopce strony.
• Szczegółowe informacje o aktualnie stosowanych plikach cookies i podobnych technologiach, ich celach, dostawcach oraz okresach działania są dostępne w panelu zarządzania prywatnością lub w powiązanej informacji o cookies.

5.3. Analityka zachowania użytkowników – Microsoft Clarity

Po uzyskaniu zgody analitycznej możemy korzystać z Microsoft Clarity, narzędzia analityki zachowania dostarczanego przez Microsoft. Clarity pozwala analizować sposób korzystania z Serwisu, w szczególności kliknięcia, przewijanie stron, ruchy kursora, zmiany rozmiaru okna oraz inne interakcje z elementami Serwisu. Na podstawie tych danych mogą być tworzone mapy aktywności (heatmapy) oraz odtworzenia przebiegu sesji użytkownika.

Odtworzenia sesji nie są nagraniami obrazu z urządzenia użytkownika. Są rekonstruowane na podstawie informacji o strukturze strony oraz interakcjach użytkownika. Treści pól formularzy oraz inne dane identyfikowane przez Clarity jako wymagające ochrony są maskowane zgodnie z konfiguracją usługi.

Dane z Clarity wykorzystujemy wyłącznie do analizy użyteczności Serwisu, wykrywania problemów technicznych i elementów utrudniających korzystanie ze stron oraz do optymalizacji treści, formularzy i ścieżek rejestracji lub sprzedaży. Nie korzystamy z Microsoft Advertising i nie wykorzystujemy Clarity do remarketingu ani kierowania reklam.

Podstawą przetwarzania danych w ramach Clarity jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda). Technologie Clarity polegające na przechowywaniu informacji na urządzeniu użytkownika lub uzyskiwaniu dostępu do takich informacji są uruchamiane dopiero po uzyskaniu odpowiedniej zgody analitycznej zgodnie z art. 399–400 Prawa komunikacji elektronicznej. Zgodą można zarządzać i wycofać ją w dowolnym momencie za pomocą panelu zarządzania prywatnością.

W związku z korzystaniem z Microsoft Clarity Microsoft może otrzymywać dane dotyczące korzystania z Serwisu i przetwarzać je zgodnie z zasadami opisanymi w Microsoft Privacy Statement. Szczegółowe informacje o cookies i podobnych technologiach używanych przez Clarity są dostępne również w panelu zarządzania prywatnością.

Okres przechowywania danych w Clarity zależy od rodzaju danych. Zgodnie z aktualnymi zasadami Microsoft dane wykorzystywane do odtwarzania sesji są przechowywane co do zasady przez 30 dni, natomiast dane kliknięć, heatmap oraz sesje oznaczone lub zapisane jako ulubione mogą być przechowywane do 9 miesięcy. Microsoft informuje również, że dane Clarity są przechowywane w centrach danych w Stanach Zjednoczonych; zasady dotyczące przekazywania danych poza EOG opisano w pkt 9.

5.4. Pomiar i analityka e-mail

W wiadomościach e-mail objętych zgodą na komunikację marketingową możemy stosować, za pośrednictwem wykorzystywanych systemów komunikacji i automatyzacji, mechanizmy analityczne, w szczególności piksele śledzące oraz indywidualnie śledzone linki. Pozwalają one rejestrować informacje o otwarciu wiadomości oraz kliknięciach w zamieszczone w niej odnośniki.

Informacje te wykorzystujemy do dopasowywania dalszej komunikacji do aktywności odbiorcy, w szczególności do dostosowania treści i częstotliwości wiadomości, automatyzacji komunikacji oraz wysyłania odpowiednich przypomnień, a także do analizy skuteczności prowadzonej komunikacji.

Mechanizmy te stosujemy na podstawie zgody użytkownika obejmującej komunikację marketingową oraz związany z nią pomiar interakcji z wiadomościami, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398–400 Prawa komunikacji elektronicznej.

Zgodę można w dowolnym momencie wycofać, w szczególności za pomocą linku rezygnacji znajdującego się w wiadomości e-mail. Wycofanie zgody powoduje zaprzestanie dalszej komunikacji marketingowej oraz związanego z nią pomiaru interakcji.

6. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Segmentacja odbiorców: Administrator może dokonywać segmentacji odbiorców w celu lepszego dopasowania treści e-mail (np. na podstawie wydarzenia, na które użytkownik się zapisał, lub skorzystania z danego programu).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na podstawowej segmentacji odbiorców i dopasowaniu komunikacji do ich relacji z AiAcademy.plus. Jeżeli profilowanie wykorzystuje dane pozyskane za pomocą opcjonalnych technologii analitycznych lub śledzących, jest ono prowadzone wyłącznie w zakresie objętym odpowiednią zgodą użytkownika.

Okres przechowywania: Dane wykorzystywane do profilowania marketingowego są przetwarzane do czasu wniesienia sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego, wycofania właściwej zgody albo zakończenia przetwarzania danych do celów marketingowych.

Brak decyzji w pełni zautomatyzowanych: Administrator nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne w rozumieniu art. 22 RODO.

7. Integracje i automatyzacje procesów

W celu sprawnej obsługi zgłoszeń, płatności, wysyłki e-maili oraz dostarczania materiałów szkoleniowych, Administrator korzysta z zewnętrznych narzędzi do integracji i automatyzacji procesów. Przekazywanie danych między systemami odbywa się wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu i na właściwej dla niego podstawie prawnej.

8. Odbiorcy danych

W zależności od realizowanej usługi, dane osobowe mogą być przekazywane lub powierzane następującym kategoriom podmiotów:

• dostawcom usług e-mail marketingu, wysyłki newsletterów i automatyzacji komunikacji;
• dostawcom platform webinarowych, wideokonferencyjnych oraz systemów edukacyjnych;
• dostawcom hostingu, serwerów, infrastruktury chmurowej oraz utrzymania stron internetowych;
• dostawcom płatności internetowych oraz operatorom kart płatniczych;
• dostawcom systemów fakturowania i biurom rachunkowo-księgowym;
• dostawcom narzędzi służących do zarządzania zgodami i preferencjami prywatności (CMP);
• dostawcom narzędzi analitycznych i służących do analizy zachowania użytkowników – w zakresie, w jakim ich wykorzystanie wymaga uprzedniej zgody użytkownika, po uzyskaniu takiej zgody, w tym Microsoft w związku z korzystaniem z Microsoft Clarity;
• dostawcom narzędzi reklamowych, remarketingowych i służących do pomiaru konwersji – w zakresie, w jakim ich wykorzystanie wymaga uprzedniej zgody użytkownika, po uzyskaniu takiej zgody;
• doradcom prawnym, podatkowym i audytorom – w zakresie niezbędnym do świadczenia usług doradztwa;
• organom państwowym – wyłącznie na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

Z podmiotami przetwarzającymi dane w imieniu Administratora (procesorami) zawierane są umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO.

W zakresie danych przetwarzanych w związku z Microsoft Clarity Administrator i Microsoft działają jako odrębni administratorzy danych, zgodnie z warunkami tej usługi.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

W przypadku korzystania z narzędzi, których dostawcy lub sub-procesorzy znajdują się poza EOG (np. w Stanach Zjednoczonych), przekazywanie danych odbywa się z zachowaniem wymogów Rozdziału V RODO, w szczególności na podstawie:

• Decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim poziomie ochrony – w przypadku podmiotów z USA certyfikowanych w ramach programu EU–US Data Privacy Framework;
• Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską wraz z zastosowaniem dodatkowych środków technicznych i organizacyjnych, gdy jest to wymagane.

Informacje o podstawie konkretnego transferu oraz kopię stosowanych zabezpieczeń lub informację o miejscu ich udostępnienia można uzyskać, kontaktując się z Administratorem pod adresem hello@creait.me.

10. Źródło danych

Dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od osób, których dotyczą. W przypadku uczestników zgłaszanych przez pracodawców lub podmioty trzecie (pkt 3.5), dane (imię, nazwisko, służbowy e-mail, stanowisko) pozyskujemy od podmiotu zgłaszającego.

11. Prawa osób, których dane dotyczą

W przypadkach i na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
• Prawo do sprostowania (poprawiania) danych (art. 16 RODO);
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) (art. 17 RODO);
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO);
• Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 21 RODO), w tym wobec profilowania w zakresie, w jakim jest ono związane z marketingiem bezpośrednim;
• Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

W celu realizacji swoich praw skontaktuj się z nami pod adresem: hello@creait.me.

Osobie, która uważa, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO, przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

12. Osoby niepełnoletnie

Oferta AiAcademy.plus skierowana jest do osób pełnoletnich. Jeżeli dany program lub wydarzenie będzie przewidywać udział osób niepełnoletnich, Administrator wdroży odpowiednie rozwiązania uwzględniające wiek uczestników oraz właściwą podstawę prawną przetwarzania, w tym – gdy jest to wymagane – zgodę lub udział przedstawiciela ustawowego.

13. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne chroniące dane osobowe przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem. Stosowane są m.in. szyfrowanie połączeń (SSL/TLS), kontrola dostępu oraz zasada minimalnych uprawnień.

14. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności jest regularnie weryfikowana i aktualizowana w razie zmian w przepisach prawa, technologiach lub procesach przetwarzania danych. Nowa wersja dokumentu publikowana jest w serwisie wraz z datą wejścia w życie.